O processo de desenvolvimento e implantação de um Programa de Gestão do Clima Organizacional deve observar uma série de etapas logicamente sequenciadas, de forma a garantir sua eficiência e eficácia. 

De acordo com o Modelo Conceitual para Gestão do Clima Organizacional desenvolvido, aplicado e recomendado pela PERSPECTIVA Consultores Associados para desenvolver e implantar Programas de Gestão do Clima Organizacional, o processo metodológico é composto por quatorze etapas. 

Este post trata, especificamente, da descrição das etapas a serem observadas no processo de Gestão do Clima Organizacional, desde o planejamento da Pesquisa de Clima Organizacional até a reavaliação do Clima Organizacional.

É importante salientar que as etapas que compõem o processo metodológico para Gestão do Clima Organizacional são sequenciais e, portanto, devem ser implementadas, rigorosamente, na ordem que serão apresentadas. 

Este conteúdo se destina, principalmente, a gestores e profissionais de empresas e instituições interessadas em implantar ou aperfeiçoar o processo de Gestão do Clima Organizacional nas suas organizações.

Adicionalmente, ele também pode ser útil para consultores na área de gestão de Recursos Humanos, bem como para outros profissionais e estudantes universitários interessados nesta área.

O Processo Metodológico

As etapas que compõem o processo metodológico para Gestão do Clima Organizacional são apresentadas na tabela seguinte.

Na sequência é apresentada uma breve descrição destas etapas. 

Etapa 01: Planejamento da Pesquisa de Clima Organizacional

Esta etapa consiste em identificar e especificar os objetivos e expectativas a respeito da Pesquisa de Clima Organizacional.

Além disto, nesta etapa devem ser estabelecidas algumas definições-chave e feitas algumas escolhas sobre mecanismos e instrumentos a serem utilizados durante a execução dos trabalhos, incluindo: a definição das variáveis estratificantes da pesquisa; a forma de aplicação e o cronograma de realização, etc. 

Etapa 02: Realização de Entrevistas Exploratórias

Esta etapa consiste em realizar algumas entrevistas com Diretores, gerentes e empregados previamente selecionados, visando conhecer suas percepções a respeito do Clima Organizacional. 

Estas percepções permitirão subsidiar a seleção de Assuntos e Questões a serem pesquisados, levando em consideração a realidade e interesses específicos das diversas áreas da Empresa.

Etapa 03: Escolha dos Assuntos e Questões a serem pesquisados

Nesta etapa deverão ser selecionados os Assuntos e Questões que serão objeto da pesquisa de Clima Organizacional.

Independentemente de quais Assuntos sejam selecionados para serem pesquisados, é sempre recomendável incluir mais dois Assuntos adicionais São eles:

• Expectativas Quanto à Pesquisa
• Qualidade da Pesquisa

Etapa 04: Desenvolvimento do Instrumento de Pesquisa

Nesta etapa deverá ser construído o Instrumento de Avaliação a ser utilizado na Pesquisa de Clima Organizacional.

O instrumento de pesquisa pode ser impresso e enviado pelo sistema de malote da empresa ou pode ser um formulário eletrônico acessado via internet. A escolha dependerá das características e interesse de cada empresa, bem como da familiaridade e acesso dos empregados aos recursos de tecnologia da informação.

Etapa 05: Campanha de Divulgação e Sensibilização

Esta etapa visa informar os empregados sobre a realização da Pesquisa de Clima Organizacional, esclarecer seus objetivos e motivá-los a participar, de forma a garantir um bom índice de participação, considerando que a pesquisa é anônima e voluntária.

Etapa 06: Aplicação da Pesquisa

Nesta etapa deverá ser aplicada a pesquisa referente ao Clima Organizacional, através do formulário impresso ou eletrônico desenvolvido previamente.

Caso se opte pelo formulário impresso, a aplicação da pesquisa poderá ser feita de forma presencial ou à distância.

Em termos gerais, o prazo para aplicação da pesquisa varia entre uma e duas semanas.

Durante a realização desta etapa o coordenador da pesquisa deve acompanhar a evolução do índice de participação, e adotar as providências que garantam uma participação satisfatória (no mínimo superior a 50% dos empregados).

Por outro lado, é muito importante que no período de aplicação da pesquisa a empresa disponibilize pessoas e canais de comunicação específicos para esclarecer eventuais dúvidas.

Etapa 07: Tabulação e Análise de Resultados

Nesta etapa devem ser processados e tabulados os resultados da Pesquisa e, uma vez concluída a tabulação, será possível gerar os relatórios correspondentes, de acordo com a estratificação definida na primeira etapa do processo.

Os relatórios devem apresentar os parâmetros estatísticos principais para cada assunto e para cada questão incluída na pesquisa, bem como para cada uma das variáveis estratificantes: Unidade Organizacional, Escritório, Grupo Ocupacional, Escolaridade, Gênero, etc.

Os principais parâmetros estatísticos a serem apurados nesta etapa do processo são:

• Percentual de Respostas Favoráveis;
• Percentual de Respostas Neutras;
• Percentual de Respostas Desfavoráveis;
• Média Ponderada das Respostas;
• Índice de Favorabilidade;
• Índice de Potencial de Melhoria.

Etapa 08: Divulgação dos Resultados

Nesta etapa devem ser apresentados e discutidos os resultados da Pesquisa de Clima Organizacional com a Diretoria da Empresa, com o corpo gerencial e com os empregados.

É de fundamental importância que os resultados da Pesquisa de Clima Organizacional sejam divulgados, de forma que os empregados tenham a oportunidade de conhecer o perfil das opiniões da coletividade sobre um determinado assunto ou questão e comparar este perfil com suas percepções individuais.

Etapa 09: Causas dos Problemas Identificados

Esta etapa visa aprofundar a análise dos resultados da Pesquisa de Clima Organizacional, principalmente no que se refere às verdadeiras causas dos problemas apontados (assuntos e áreas com baixo Índice de Favorabilidade).

O aprofundamento dos resultados da Pesquisa se torna necessário porque é bastante frequente o caso de insatisfações aparentes cujas verdadeiras causas estão inicialmente ocultas, precisando de uma reflexão mais profunda para virem à tona.

Etapa 10: Identificação de Alternativas de Intervenção

Nesta etapa deve ser feita uma avaliação profunda dos resultados da pesquisa e das sugestões colhidas na etapa anterior, visando estabelecer a primeira versão das ações e providências que podem contribuir para a melhoria do Clima Organizacional. 

O esforço de identificação de alternativas de intervenção deverá estar concentrado, inicialmente, nos assuntos e questões que apresentaram baixo Índice de Favorabilidade. Porém, também poderão ser identificadas algumas alternativas de intervenção que visem fortalecer aspectos que apresentaram resultados favoráveis (reforço de pontos fortes).

Etapa 11: Avaliação das Alternativas de Intervenção

Nem todos os pontos fracos e problemas apontados diretamente na Pesquisa de Clima Organizacional ou identificados a partir da análise detalhada dos resultados deverão ou poderão, necessariamente, estar contemplados com ações, programas e projetos no Plano de Melhoria do Clima Organizacional. Várias razões podem concorrer para explicar esta situação.

Assim, nesta etapa deve ser examinada a viabilidade técnica, legal, econômica, política e estratégica das alternativas de intervenção identificadas na etapa anterior, bem como a prioridade das alternativas consideradas viáveis, de acordo com as orientações da Diretoria da Empresa.

Etapa 12: Formulação do Plano de Melhoria

Uma queixa frequente, quando se realizam Pesquisas de Clima Organizacional, é a de que as empresas, muitas vezes, deixam de agir; isto é, os resultados da pesquisa, bem como as sugestões de melhoria, não resultam em nenhuma iniciativa concreta que vise, efetivamente, a melhoria do Clima Organizacional. 

Esta situação provoca um sentimento de frustração e descrédito entre os empregados, os quais não terão a mesma disposição para participar de outras pesquisas desta natureza no futuro.

Assim, a formulação do Plano de Melhoria do Clima Organizacional e sua implementação, são fases de extrema relevância, não só em relação ao momento atual, mas também em relação a futuras iniciativas de gerenciamento do Clima Organizacional. Portanto, a formulação e implementação deste plano devem representar um compromisso da maior importância para Diretores, Gerentes e Profissionais da Área de Recursos Humanos.

Etapa 13: Implantação do Plano de Melhoria

Nesta etapa devem ser implementadas as ações, programas e projetos, incluídos no Plano de Melhoria do Clima Organizacional. 

A execução do Plano de Melhoria do Clima Organizacional deve ser adequadamente monitorada, preferencialmente pela Alta Administração da empresa, de forma a adotar em tempo hábil as medidas que se fizerem necessárias para corrigir eventuais desvios e problemas, visando garantir o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidos.

Etapa 14: Reavaliação do Clima Organizacional

Esta última etapa tem por objetivo tornar contínuo o processo de Gerenciamento do Clima Organizacional na Empresa, permitir acompanhar a evolução dos Índices de Favorabilidade e avaliar a eficácia das ações, programas e projetos incluídos no Plano de Melhoria do Clima Organizacional.

O prazo adequado para reavaliar o Clima Organizacional depende, basicamente, do prazo de execução das ações, programas e projetos incluídos no Plano de Melhoria.