O Plano de Ação é uma ferramenta de gestão muito utilizada para planejamento e acompanhamento das atividades necessárias para o atingimento de um resultado desejado.
O Plano de Ação permite o acompanhamento da execução das atividades mais importantes para se atingir determinados objetivos e metas.
Os principais objetivos de um Plano de Ação, incluem:
- Definir as atividades e ações necessárias para atingir um determinado objetivo;
- Estabelecer os prazos para execução de cada atividade ou ação prevista;
- Estabelecer a sequência lógica de execução, bem como os pré-requisitos das atividades e ações previstas no Plano;
- Estimar as necessidades de recursos humanos, materiais e financeiros que deverão ser alocados para tornar viável a execução das atividades e ações do Plano de Ação;
- Definir a responsabilidade pela execução de cada atividade e ação.
O Plano de Ação pode ser simples ou mais complexo, dependendo das características do objetivo que se pretende atingir.
O Modelo 5W2H
Uma ferramenta de grande utilidade para construir Planos de Ação, denomina-se 5W2H. Ela é muita utilizada e ganhou grande popularidade com a disseminação das técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos.
A ferramenta 5W2H surgiu nos EUA, durante o auge do movimento da Qualidade Total. Ela permite, de forma muito simples e eficiente, elaborar Planos de Ação.
A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN, HOW, HOW MUCH, e o método consiste em fazer perguntas simples para obter as informações necessárias que servirão de apoio ao planejamento.
As perguntas a serem respondidas em relação a cada um dos objetivos estratégicos são:
O que (What) deve ser feito?
São as ações ou atividades que devem ser executadas para atingir o objetivo pretendido. Quanto mais detalhada for a relação de ações, mais fácil será estimar o prazo de execução e o custo correspondente. É possível, inclusive, dividir estas ações em: fases, etapas e atividades, por exemplo.
Por que (Why) deve ser implementado?
Trata-se aqui de explicitar as razões objetivas que justificam perseguir o objetivo pretendido. Quais as “dores”, os problemas ou insatisfações que hoje existem e que serão eliminadas ou atenuadas caso o objetivo seja atingido.
Quem (Who) é o responsável pela ação?
Nem todas as atividades necessárias para atingir o objetivo serão de responsabilidade de quem o formulou. É muito comum que parte delas dependa de terceiros. Daí a razão de identificar o responsável de cada uma delas. Assim saberemos de quem cobrar.
Onde (Where) deve ser executado?
Esta pergunta visa identificar os locais nos quais as ações serão executadas. É possível que algumas das atividades previstas sejam executadas na residência de quem formulou o objetivo, enquanto outras sejam executadas num consultório médico, numa instituição de ensino, em outro Estado ou em outro País, etc.
Quando (When) deve ser implementado?
A resposta a esta pergunta irá gerar o cronograma ou linha do tempo das atividades que precisam ser executadas, bem como dos entregáveis parciais previstos. Ao responder a esta pergunta deve ser dada especial atenção às atividades que apresentam relações de precedência entre elas.
Como (How) deve ser conduzido?
A resposta a esta pergunta deve estabelecer como cada atividade será executada. Quais serão os procedimentos necessários? Será através da participação em uma atividade de treinamento? Implicará em realizar alguma pesquisa? Precisará da colaboração de terceiros? etc.
Quanto (How much) vai custar a implementação?
A resposta a esta última pergunta estabelecerá o custo estimado de cada atividade, o que permitirá saber o custo estimado total para alcançar o objetivo proposto. Preferencialmente, esta estimativa deve também especificar se o desembolso previsto corresponde a um investimento, o que implica em desembolsos não recorrentes ao longo do tempo, ou se corresponde a custos operacionais e administrativos, os quais ocorrerão de forma periódica.
As respostas a todas estas perguntas deverão ser registradas num template específico, o qual constitui o Plano de Ação para o objetivo pretendido.
Com algumas adaptações, o Modelo 5W2H pode ser utilizado com vantagens como uma importante ferramenta do processo de Planejamento Estratégico Pessoal, a qual deve ser aplicada para cada um dos objetivos estratégicos.
O template adaptado e aplicado pela PERSPECTIVA Consultores para elaborar Planos de Ação é apresentado na figura seguinte.
Uma Mensagem Final
Você se sente plenamente satisfeito e realizado com os resultados que tem alcançado em todos os aspectos essenciais da vida?
Você tem um Plano de Vida Pessoal que lhe permita orientar adequadamente suas escolhas e decisões em relação à sua qualidade de vida, relacionamentos e aspectos profissionais?
Você sabe como construir um Plano de Vida Pessoal?
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A PERSPECTIVA Consultores Associados estuda e pesquisa este tema há muito tempo, e tem plena convicção de quanto o Planejamento Estratégico Pessoal pode ser útil e importante para um grande número de pessoas.
É exatamente esta convicção que nos levou a decidir desenvolver um Programa de Planejamento Estratégico Pessoal, o qual visa auxiliar aquelas pessoas que sentem alguma dificuldade para elaborar seu Plano Estratégico Pessoal sozinhas.
O Programa é composto por seis etapas e dezoito módulos sequenciais que abordam todos os aspectos envolvidos no processo de elaboração do Plano de Vida ou Plano Estratégico Pessoal.
O Programa de Planejamento Estratégico Pessoal é, na verdade, uma consultoria de processo que permite aos participantes elaborar, passo a passo, seu Plano Estratégico Pessoal, através dos “deveres de casa” feitos após a conclusão de cada módulo do Programa.
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“Aqueles que não planejam o futuro que desejam, precisam aceitar o futuro que conseguem” – Autor Desconhecido
“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar.” – Autor Desconhecido
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