O processo de desenvolvimento e implantação de um Sistema de Gestão da Capacitação deve observar uma série de etapas logicamente sequenciadas, de forma a garantir sua eficiência e eficácia.
O processo metodológico desenvolvido, utilizado e recomendado pela PERSPECTIVA para esta finalidade é composto pelas seguintes etapas.
- Etapa 1: Identificação das Competências Necessárias
- Etapa 2: Definição da Grade de Capacitação
- Etapa 3: Levantamento de Necessidades de Capacitação
- Etapa 4: Programação de Ações de Capacitação
- Etapa 5: Execução do Programa Anual de Capacitação
- Etapa 6: Avaliação das Ações de Capacitação
As duas primeiras etapas deste processo são de natureza estratégica e apresentam certo grau de dificuldade inicial para serem implementadas, porém são de importância essencial para garantir a eficiência e eficácia da capacitação, bem como para garantir o retorno do investimento feito pela empresa em ações educacionais.
Os resultados destas duas etapas devem ser atualizados cada vez que novos processos, funções, atividades ou unidades organizacionais sejam criados pela empresa.
As quatro etapas restantes, por sua vez, são de natureza operacional e seu ciclo de atualização deve ser preferencialmente anual.
Além disto, a excelência do processo de Gestão da Capacitação está condicionada à disponibilidade dos recursos metodológicos e aplicativos de tecnologia da informação indispensáveis para executar as atividades vinculadas a cada uma das etapas do processo.
Na sequência é apresentada uma breve descrição de cada uma das etapas que compõem o processo metodológico.
Identificação das Competências Necessárias
Conforme salientado anteriormente, a primeira etapa do processo de Gestão da Capacitação consiste em identificar as competências essenciais de que a empresa precisa para desempenhar com sucesso todas as atividades sob sua responsabilidade, principalmente aquelas consideradas estratégicas.
As competências podem ser classificadas em três grandes grupos. A saber: Conhecimentos, Habilidades e Atitudes.
As competências que se referem a conhecimentos podem ser integralmente adquiridas através de ações educativas ou de capacitação, nas suas mais diversas formas, tais como: cursos presenciais, cursos à distância, palestras, seminários, workshops, leitura, videoaulas, cursos de pós-graduação, estágios profissionais, etc.
As competências classificadas como habilidades podem ser parcialmente adquiridas através de ações educativas ou de capacitação, porém precisam da repetição contínua (experiência) para se transformarem numa habilidade. Este tipo de competência se aplica com maior frequência para cargos ou funções de natureza operacional.
Por último, as competências que correspondem a atitudes dependem fundamentalmente da vontade do profissional (querer fazer) e elas podem ser adquiridas através de processos de coaching empresarial, dinâmicas de grupo ou terapias, muito mais do que através de ações educativas ou de capacitação. Neste caso, as ações de capacitação visam, basicamente, conscientizar os empregados sobre a importância de apresentar as atitudes consideradas favoráveis.
Definição da grade de Capacitação
A segunda etapa do processo de implantação do Sistema de Gestão da Capacitação consiste em estabelecer a Grade de Capacitação de cada segmento definido na etapa anterior (Cargo + Função + Processo + Unidade Organizacional + Eixo de Atuação), de forma a orientar o processo de desenvolvimento profissional de cada empregado enquadrado nos diversos segmentos ocupacionais da organização.
Levantamento de necessidades de Capacitação
A terceira etapa do Sistema de Gestão da Capacitação visa identificar as necessidades individuais de capacitação e a periodicidade de execução deve ser preferencialmente anual.
O responsável pela execução desta etapa deve ser o Gestor da Unidade Organizacional, apoiado metodologicamente por consultores de RH ou por profissionais da Área de Gestão da Capacitação.
Programação das Necessidades de Capacitação
A quarta etapa do processo de Gestão da Capacitação consiste em programar e orçar as ações de capacitação que se pretende executar no próximo ciclo (normalmente um ano).
Isto é feito a partir do resultado da etapa anterior – o levantamento individual de necessidades de capacitação.
Execução do Programa Anual de Capacitação
A quinta etapa do processo de Gestão da Capacitação consiste em executar as ações de capacitação previstas no Plano Anual de Capacitação aprovado na etapa anterior.
Inicialmente, a Área gestora das atividades de capacitação deve adotar as providências necessárias para viabilizar a contratação de instituições de T&D e instrutores autônomos, se for o caso.
Avaliação das Ações de Capacitação
Esta última etapa do processo metodológico para Gestão da Capacitação visa avaliar a qualidade das ações de capacitação oferecidas pela empresa, bem como o retorno do investimento feito em capacitação.
Para isto, é preciso efetuar três tipos de avaliações. São elas:
- Avaliação de Reação;
- Avaliação de Aprendizagem;
- Avaliação de Resultados.
Em outros posts sobre este assunto, abordaremos com maior detalhe cada uma das etapas do processo metodológico para implementação de um Sistema de Gestão da Capacitação.
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