De acordo com o processo metodológico desenvolvido, utilizado e recomendado pela PERSPECTIVA para implantação de um sistema de Gestão da Capacitação, a quarta etapa do processo de Gestão da Capacitação consiste em programar e orçar as ações de capacitação que se pretende executar no próximo ciclo (normalmente um ano).
Isto é feito a partir do resultado da etapa anterior – o levantamento individual de necessidades de capacitação.
Inicialmente, a Área gestora das atividades de capacitação deve efetuar uma análise crítica das necessidades de capacitação. Esta análise deve examinar os seguintes aspectos principais:
- Adequação das necessidades de capacitação à grade de capacitação específica;
- Solicitação de ações de capacitação já atendidas anteriormente, de acordo com o histórico de treinamento dos empregados;
- Eventuais excessos de solicitações de capacitação para algum empregado específico.
Concluída esta análise, as solicitações de ações de capacitação deverão ser consolidadas pela Área gestora da capacitação, de forma a se obter a demanda global das ações por Unidade Organizacional e por Escritório, além de uma consolidação global da demanda para a Empresa como um todo, conforme ilustra a tabela seguinte.
Forma de atendimento da demanda
Uma vez consolidada a demanda de ações de capacitação, o próximo passo consiste em definir a forma de atendimento dessa demanda, o que dependerá de diversas variáveis, tais como: demanda por ação de capacitação, demanda por local; natureza ou tipo da ação de capacitação demandada; disponibilidade de instrutores internos; disponibilidade de infraestrutura para capacitação por escritório, etc.
Entre as formas de atendimento a serem consideradas cabe destacar: ações internas; ações externas; educação à distância; videoconferências; estágios e visitas técnicas, etc.
Outro aspecto importante a ser considerado é a possibilidade de utilizar instrutores internos, o que, em alguns casos, constitui uma alternativa muito vantajosa. Algumas empresas que se destacam em seu setor de atuação possuem empregados extremamente qualificados que podem, perfeitamente, atuar como instrutores internos. Em alguns casos, inclusive, parte desses empregados já exercem atividades docentes.
Adicionalmente, ao definir as formas de atendimento da demanda de capacitação é também importante considerar a experiência da Empresa em relação a este assunto, examinando as avaliações de ações de capacitação executadas em ciclos anteriores.
Cronograma das Ações de Capacitação
A próxima atividade consiste em elaborar a distribuição cronológica das ações de capacitação ao longo do ano.
Ao definir a distribuição cronológica das ações de capacitação é importante considerar os períodos com maior incidência de férias, feriados prolongados já previstos, feriados municipais, feriados religiosos, etc.
Orçamento das Ações de Capacitação
A próxima atividade consiste em elaborar o orçamento anual referente às atividades de capacitação que se pretende realizar.
O orçamento de ações de capacitação deve ser desdobrado, no mínimo, por unidade organizacional, por ações de capacitação e por modalidade de atendimento, especificando as principais rubricas envolvidas, tais como: inscrições, contratação de entidades de T&D, despesas de viagens, aluguel de locais e equipamentos de treinamento, material didático, serviços de coffe-break, etc.
O orçamento de ações de capacitação deve incluir, também, programas e ações cuja origem não consta do levantamento individual de necessidades de capacitação, mas que decorrem de decisões empresariais (oferta de cursos de mandarim, por exemplo, em virtude de perspectivas de parcerias comerciais com a China).
É importante que a conclusão desta etapa coincida com os prazos estabelecidos pela empresa para elaborar seu orçamento anual, de forma que o orçamento específico de ações de capacitação possa ser contemplado no orçamento global da empresa.
Aprovação do Programa de Capacitação
A última atividade desta fase consiste em submeter o Programa Anual de Capacitação e o orçamento correspondente à aprovação da Diretoria Executiva.
Eventuais alterações decididas pela Diretoria deverão dar origem a uma revisão completa, tanto do Programa quanto do orçamento de capacitação.
Uma vez aprovado o Programa de Capacitação o mesmo deve ser amplamente divulgado para gestores e empregados.
A figura seguinte permite visualizar o processo de programação das ações de capacitação.
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