Conceito

Do ponto de vista conceitual, pode-se afirmar que um plano de contingências, é um complemento muito importante de qualquer plano estratégico, seja ele corporativo ou pessoal, bem como de qualquer projeto, cuja finalidade é estabelecer ações a serem executadas quando os riscos associados aos planos, projetos ou objetivos se concretizam, ou seja, quando eles deixam de ser apenas riscos para se transformar em realidade, prejudicando ou dificultando a execução dos planos, projetos e objetivos, de acordo com o que tinha sido previsto.

Trata-se do famoso Plano B.

Contudo, apesar da importância do Plano de Contingências e da sua eficácia, infelizmente, ele é frequentemente negligenciado e visto como algo que pode ser feito depois. Os problemas frequentemente aparecem e, sem um plano B bem desenvolvido, até mesmo pequenos problemas podem se tornar urgentes e ter um impacto negativo significativo nos nossos planos.

Como afirmou Tales de Mileto, filósofo, matemático, engenheiro, homem de negócios e astrônomo da Grécia Antiga, considerado o primeiro filósofo ocidental de que se tem notícia “Tenha sempre um Plano ‘B’ para todos os seus projetos. Busque o melhor e prepare-se para o pior, porque a vida é só dos vencedores”.

Diz-se por aí que Noé foi o primeiro homem da história a mitigar riscos, com um Plano de Contingências. Ao construir a arca antes do dilúvio, não somente ele evitou uma crise – o fim dos tempos – como previu como restabeleceria a ordem na Terra, no mundo humano e animal.

Cabe lembrar que a palavra “risco” deriva do italiano risicare (por sua vez derivado do baixo latim risicu, riscu), que significa “ousar“. O risco é inerente a toda atividade do ser humano. Está presente na vida de todos nós.

Como Elaborar um Plano de Contingências

Pensar em possíveis prejuízos pode não ser agradável, mas é a melhor forma de evitar que eles ocorram ou pelo menos minimizá-los. 

Um Plano de Contingências, no contexto do Planejamento Estratégico Pessoal, é composto por três elementos básicos:

• Identificação do Objetivo Estratégico a qual se vincula o Plano de Contingência;
• Identificação e avaliação dos riscos associados ao Plano de Ação para atingir o Objetivo Estratégico;
• Ações para mitigação dos riscos identificados.

Para elaborar um Plano de Contingências, a PERSPECTIVA Consultores desenvolveu um template muito simples e prático que constitui um passo-a-passo para elaborar um Plano de Contingências:

Conforme observamos na figura anterior, o template para elaborar o Plano de Contingências é composto por 7 informações, cuja descrição é apresentada a seguir:

1. Objetivo

Refere-se ao nome de quem estabeleceu o objetivo. Exemplo: Jorge da Silva.

2. Dimensão:

Refere-se à Dimensão da Roda da Vida na qual se classifica o objetivo. Exemplo: Dimensão Profissional.

3. Assunto

Refere-se ao Assunto da Roda da Vida, ao qual está vinculado o objetivo. Exemplo: Situação Financeira.

4. Descrição do Objetivo

Neste campo deve ser registrado o objetivo estratégico ao qual estará vinculado o Plano de Contingências a ser elaborado. Exemplo: Trocar o carro, até 30/09/24, por um Honda Civic 0Km, com câmbio automático, cor preta, pagando 50% à vista e financiando o saldo em quatro prestações mensais iguais.

5. Riscos

Neste campo devem ser registradas algumas situações que poderiam impedir ou dificultar o alcance do objetivo. Por exemplo, o indeferimento da concessão do visto americano, é um risco para quem deseja viajar para Miami. Esta informação deve ser transcrita dos templates referentes aos Diagramas Canvas ou aos Planos de Ação. 

6. Ações Mitigadoras

Neste campo deverão ser registradas as ações que visam mitigar o impacto dos riscos no alcance do objetivo, caso eles se concretizem. Por exemplo: Se para o objetivo “Praticar atividades físicas em uma academia, três dias por semana, com sessões de uma hora, além de caminhadas diárias de trinta minutos por dia, entre as 18:00 e 20:00, na beira mar, iniciando em abril de 2017”, foi identificado como um risco a procrastinação, as ações que poderiam ser adotadas para mitigar este risco, incluem:

• Utilizar Apps específicos que ajudam a lidar com a procrastinação.
• Identificar os “gatilhos” que geram a procrastinação e combatê-los.
• Pesquisar e ler posts e artigos sobre procrastinação e refletir sobre seu conteúdo.

7. Observações Adicionais

Eventualmente, podem ser registradas informações adicionais, não incluídas nos campos anteriores, que sejam consideradas relevantes para o entendimento ou para a execução das ações mitigantes previstas no Plano de Contingências.

Como Avaliar os Riscos

Os riscos que você identificou em cada Plano de Contingências elaborado, devem ser avaliados tanto em relação ao impacto que eles podem causar, quanto no que diz respeito à sua probabilidade de ocorrência.

O impacto refere-se ao prejuízo potencial que pode ser causado à execução das etapas e atividades previstas para alcançar o objetivo, caso o risco se concretize.

Para realizar a avaliação do impacto, utilize a graduação sugerida na tabela seguinte, a qual oferece cinco alternativas.

A probabilidade de ocorrência refere-se à chance de que o risco se concretize, de acordo com sua percepção.

Para realizar a avaliação da probabilidade de ocorrência, utilize a graduação sugerida na tabela seguinte, a qual oferece cinco alternativas.

Finalmente, deve ser avaliada a relevância de cada risco identificado, a qual corresponde à multiplicação das notas atribuídas ao impacto e à probabilidade de ocorrência.

As figuras seguintes ilustram, graficamente, os resultados da avaliação de riscos.