No ambiente empresarial, o Plano de Ação cumpre a mesma finalidade que na nossa vida pessoal, ou seja,  subsidiar o processo de transformação de um objetivo em uma realidade. 

Uma ferramenta de grande utilidade para executar  esta etapa, denomina-se 5W2H. 

A ferramenta 5W2H surgiu no Japão, durante o auge do movimento da Qualidade Total. Ela permite, de forma  muito simples e eficiente, elaborar Planos de Ação. 

A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua  inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN, HOW, HOW  MUCH, e o método consiste em fazer perguntas simples  para obter as informações necessárias que servirão de  apoio ao planejamento. 

As perguntas-chave são: 

• O que (What) deve ser feito? 
• Por que (Why) deve ser implementado? 
• Quem (Who) é o responsável pela ação?
• Onde (Where) deve ser executado? 
• Quando (When) deve ser implementado? – Como (How) deve ser conduzido? 
• Quanto (How much) vai custar a implementação?

As respostas a todas estas perguntas deverão ser
registradas num template específico, conforme ilustra a
figura seguinte.

O 5W2H se destaca das demais metodologias de gestão por ser uma ferramenta ao  mesmo tempo simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois permite ajustes e  modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática. 

O 5W2H ajuda – e muito – na execução e sobretudo no controle das tarefas necessárias  para atingir um determinado objetivo, o que pode significar uma tremenda economia de  tempo e recursos. 

Quando esta ferramenta é aplicada adequadamente, as dúvidas dão lugar à  produtividade. Tudo ficará muito mais claro e as atribuições e atividades de cada  colaborador serão facilmente identificadas. Ou seja: os envolvidos em um projeto  específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. 

Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas  agiliza muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas  diferentes. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos  à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é  excelente neste quesito!  

A implantação do Modelo 5W2H é considerada uma das mais fáceis dentre as 7  ferramentas da qualidade. 

Na sequência é apresentada uma breve descrição de cada um dos aspectos  considerados pelo modelo 5W2H para elaborar Planos de Ação.

O que (What) deve ser feito?

São as etapas e ações ou atividades que devem ser executadas para atingir um determinado objetivo. Imagine que uma determinada empresa estabeleceu o seguinte objetivo estratégico:

“Implantação de um Plano de Marketing Digital, no próximo ano, visando a veiculação de posts e ebooks através de e-mail marketing, Facebook e Linkedin, com intuito de captar clientes potenciais qualificados e aumentar as vendas via internet.”

A tabela abaixo oferece uma resposta para esta primeira pergunta do Modelo 5W2H.

Por que (Why) deve ser implementado?

Trata-se aqui de explicitar as razões que justificam perseguir o objetivo pretendido.

A imagem seguinte oferece uma resposta para esta segunda pergunta do Modelo 5W2H.

Quem (Who) é o responsável pela ação?

Nem todas as atividades necessárias para atingir o objetivo serão de responsabilidade de quem o formulou. É muito comum que parte delas dependa de terceiros. Daí a razão de identificar o responsável de cada uma delas. Assim saberemos de quem cobrar.

A tabela seguinte oferece uma resposta para esta terceira pergunta do Modelo 5W2H.

Onde (Where) deve ser executado?

Esta pergunta visa identificar os locais nos quais as ações serão executadas.

Algumas poderão ser na própria empresa, como no Departamento “X” ou no Auditório; outras em locais externos, como empresas de consultoria, órgãos públicos, etc.

A tabela abaixo oferece uma resposta para esta quarta pergunta do Modelo 5W2H.

Quando (When) deve ser implementado?

A resposta a esta pergunta irá gerar o cronograma ou linha do tempo das atividades que precisam ser executadas, bem como dos entregáveis parciais previstos.

No caso de objetivos mais complexos, é recomendável a elaboração de um gráfico de Gantt.

A tabela seguinte oferece uma resposta para esta quinta pergunta do Modelo 5W2H.

Como (How) deve ser conduzido?

A resposta a esta pergunta deve estabelecer como cada atividade será executada.

Aqui é definido, de forma resumida, o método a ser utilizado para executar as diversas atividades que fazem parte do Plano de Ação.

A tabela abaixo oferece uma resposta para esta sexta pergunta do Modelo 5W2H.

Quanto vai custar a implementação?

A resposta a esta última pergunta estabelecerá o custo estimado de cada atividade, bem como os investimentos necessários para alcançar o objetivo proposto.

Estas informações comporão o orçamento a ser alocado a este objetivo.

A tabela abaixo oferece uma resposta para esta última pergunta do Modelo 5W2H.

A análise dos custos vinculados ao Plano de Ação podem ser, adicionalmente, classificados em fixos e variáveis, além de identificar os respectivos “Centros de Custos”, o que agrega valor à informação e facilita a elaboração, análise e execução do orçamento empresarial.

É importante lembrar que uma das causas do fracasso do processo de planejamento estratégico é, exatamente, o fato de algumas empresas não alocarem recursos orçamentários para a execução de Planos de Ação específicos vinculados aos objetivos estratégicos que a própria empresa formulou e selecionou. Quando isto ocorre, a empresa corre o sério risco de privilegiar atividades não estratégicas, em detrimento de projetos diretamente vinculados à sua Missão e Visão.