O processo metodológico para desenvolvimento e implantação de um Programa de Qualidade Gerencial é composto por diversas etapas ou módulos. Esta estrutura modular do Programa atende a duas finalidades principais. 

Por um lado, permite uma melhor visualização e compreensão dos diversos aspectos envolvidos. Por outro, cria uma divisão funcional do programa, o que é apropriado para orientar os esforços destinados ao desenvolvimento e implantação do mesmo.

Cabe lembrar que estas etapas são sequenciais, sendo importante que eles sejam desenvolvidos e implantados observando a ordem sugerida, de forma a evitar retrabalhos e duplicação de esforços.

Este post apesenta, especificamente, uma descrição sumária das diversas etapas ou módulos que compõem o processo metodológico para Gestão da Qualidade Gerencial. 

Este conteúdo se destina, principalmente, a diretores, gestores e profissionais de empresas e instituições interessadas em implantar ou aperfeiçoar o Programa de Qualidade Gerencial nas suas organizações.

Conhecendo o Processo Metodológico

De acordo com o Modelo Conceitual para Gestão da Qualidade Gerencial desenvolvido, aplicado e recomendado pela PERSPECTIVA Consultores Associados para desenvolver e implantar Programas de Qualidade Gerencial, o processo metodológico é composto por dez etapas.

O processo metodológico para Gestão da Qualidade Gerencial é apresentado na tabela seguinte.

Na sequência é apresentada uma descrição sumária de cada uma destas etapas.

Descrição de Funções Gerenciais

O ponto de partida para a definição do Perfil Gerencial Desejado é a descrição de cada uma das funções gerenciais da organização.

Esta descrição deve ser feita nos mesmos moldes que uma descrição de cargos universitários, técnicos, operacionais ou administrativos, e deve conter informações claras e objetivas das atividades e responsabilidades do ocupante da função, composição qualiquantitativa do quadro de pessoal subordinado direta e indiretamente, tipo e frequência das decisões que são tomadas, tipo e frequência de contatos internos e externos, tipo e níveis de delegação, níveis de responsabilidade orçamentária, responsabilidade por bens patrimoniais, valores e/ou informações confidenciais, caracterização do ambiente físico de trabalho, localização geográfica do órgão gerenciado, etc.

Esta descrição da função gerencial servirá de base para estabelecer quais as aptidões, habilidades, atitudes, conhecimentos e experiências que o gerente deverá possuir, para exercer satisfatoriamente a referida função ou, em outras palavras, servirá de base para definir o Perfil Gerencial Desejado daquela função.

Devem fazer parte da descrição das funções gerenciais, no mínimo, as seguintes informações:

• Nome da Função Gerencial descrita;
• Posicionamento organizacional;
• Força de trabalho subordinada;
• Descrição das principais atribuições do órgão gerenciado;
• Descrição das principais atribuições do gerente;
• Relacionamentos gerenciais internos;
• Relacionamentos gerenciais externos;
• Principais decisões tomadas pelo gerente;
• Resultados esperados da unidade organizacional gerenciada;
• Dotação orçamentária, anual, de custeio e de investimento, da unidade gerenciada;
• Outras informações consideradas relevantes para a descrição da função gerencial.

As principais fontes de informação para descrever funções gerenciais incluem:

• Estatuto Social ou equivalente;
• Manual de Organização;
• Opinião dos atuais gerentes das funções a serem descritas;
• Opinião dos ex-gerentes das funções a serem descritas.

Definição do Perfil Gerencial Desejado

O Perfil Gerencial Desejado trata das especificações e características que o ocupante de uma função gerencial específica deve satisfazer, a critério da organização, para desempenhar com sucesso a referida função.

O Perfil Gerencial Desejado é um documento essencial para as organizações que desejam garantir um nível mínimo de qualidade gerencial.

Sem ele, qualquer esforço para recrutar, selecionar, formar, desenvolver e promover gerentes será, certamente, um desperdiço de tempo e de recursos financeiros.

As principais fontes de informação que devem ser consultadas quando se pretende estabelecer o perfil desejado das funções gerenciais de uma organização incluem:

• A Descrição de Funções Gerenciais
• O Plano Estratégico da Empresa
• Pesquisa de Opinião junto aos gerentes atuais e anteriores

Perfil Gerencial Real

O Perfil Gerencial Real trata das competências e características que o gerente efetivamente possui. A diferença entre os Perfis Desejado e Real determina o campo de atuação do Programa de Qualidade Gerencial, dado que minimizar esta diferença constitui sua finalidade principal e permanente. 

O Perfil Gerencial Real, portanto, é o segundo elemento de uma comparação fundamental, cujo resultado determina a necessidade e justifica a existência do Programa de Qualidade Gerencial.

Uma diferença importante entre o perfil desejado e o perfil real é que, via de regra, a obtenção deste último é muito mais simples e rápida, dado que grande parte das informações que o compõem estão disponíveis em fichas cadastrais e funcionais e numa série de pequenos bancos de dados que atendem a diversas finalidades e órgãos da empresa.

Recrutamento e Seleção de Gerentes

Quando uma empresa recruta um empregado para exercer um cargo operacional, administrativo ou técnico, ela sabe exatamente o que exigir dos candidatos, dado que os requisitos que ele deve preencher estão estabelecidos no plano de cargos e salários da organização.

No caso dos gerentes o processo não deve ser diferente. Podem existir mais etapas de seleção, os instrumentos de avaliação podem ser mais numerosos e sofisticados, o número de exigências pode ser maior, o número de avaliadores pode também ser maior, porém na essência o processo de recrutamento e seleção deve ser exatamente igual.

Os requisitos e exigências a serem atendidos pelo candidato a gerente estão definidos no perfil gerencial desejado da função a ser preenchida.

O recrutamento pode ser interno, externo, ou misto, sendo que cada um destas alternativas apresenta vantagens e desvantagens.

Definição da Carreira Gerencial

A Carreira Gerencial é mais um aspecto que deve ser abordado por um Programa de Qualidade Gerencial. Ela trata das possibilidades de evolução funcional do gerente, de acordo com os requisitos de cada função gerencial, bem como dos atributos, características e interesses pessoais do gerente.

A definição da Carreira Gerencial deve contemplar dois elementos básicos. A saber:

• Requisitos de Acesso;
• Linhas de Acesso.

Os requisitos de acesso são as exigências mínimas que devem ser satisfeitas pelos empregados que pretendem ocupar uma determinada função gerencial. Estas exigências devem ser estabelecidas com a base na definição do perfil gerencial desejado.

As linhas de acesso, por sua vez, estabelecem as alternativas de transição entre funções gerenciais, a partir de uma análise dos requisitos de acesso.

Plano de Sucesssão

Uma vez definidos os requisitos e linhas de acesso, o próximo passo consiste em identificar e selecionar, para cada função gerencial, uma relação de empregados que poderão exercer esta função no futuro. Algumas empresas limitam o Plano de Sucessão às funções gerenciais consideradas chaves para a organização. Porém, o ideal é abranger a totalidade das funções.

Um aspecto importante ligado ao plano de sucessão consiste em estabelecer alguns critérios que regulamentam a evolução e a posição relativa de um gerente potencial, dentro do plano, dado que para uma única função gerencial será possível identificar mais de um gerente potencial, o que é conveniente do ponto de vista empresarial dado que, desta forma, a empresa pode se precaver em relação a fatos incontroláveis que possam afetar o plano de sucessão, tais como: demissões, falecimentos, doenças, etc.

Avaliação de Competências Gerenciais

Esta etapa visa avaliar o grau em que os gerentes da Empresa possuem certas competências consideradas fundamentais para o exercício de funções gerenciais

Devem fazer parte do objeto da Avaliação de Competências Gerenciais os seguintes Grupos de Assuntos: 

• Gestão de Pessoas;
• Gestão de Tarefas;
• Gestão de Recursos;
• Características Pessoais;
• Aspectos Complementares.

A Avaliação de Competências Gerenciais é feita com base no conceito de “Avaliação 360º”, segundo o qual a avaliação de cada gerente é feita por uma “Equipe de Avaliação”, composta por diversas categorias de avaliadores.

Avaliação do Desempenho Gerencial

A Avaliação de Desempenho Gerencial trata da metodologia, instrumentos e procedimentos destinados a avaliar a performance do gerente no exercício da função gerencial pela qual responde, considerando diversos fatores que, em conjunto, permitem aferir e diagnosticar, com razoável precisão, eventuais deficiências que devam ser corrigidas pelo Programa de Qualidade Gerencial.

Sem dúvida nenhuma, atingir objetivos e metas é a principal tarefa de um gerente, independentemente da função gerencial específica que ele ocupe. Portanto, este é um fator essencial que, necessariamente, deve ser considerado na avaliação do seu desempenho. Porém, para que isto seja viável, é preciso que os objetivos e metas atendam certos requisitos básicos.

Dentre estes requisitos básicos, cabe destacar:

• Devem ter sido estabelecidos com antecedência;
• Devem ser explicitados formalmente;
• Devem ser o produto de uma negociação;
• Devem ser expressos de forma objetiva;
• Devem ser consistentes com os direcionadores estratégicos;
• Devem ser desafiantes, porém viáveis;
• Devem fazer parte das atribuições do avaliado;
• As ações e decisões necessárias para atingi-los devem estar sob o controle do avaliado. 

Desenvolvimento Gerencial

O Desenvolvimento Gerencial também deve fazer parte das preocupações de um Programa de Qualidade Gerencial. Ele diz respeito ao conjunto de programas, instrumentos e ações destinados a capacitar o gerente para o exercício de funções gerenciais, atual e futuras, de acordo com o Plano de Carreira, o Plano de Sucessão, o perfil gerencial desejado, as características pessoais do gerente, os resultados da Avaliação de Competências Gerenciais, etc. 

Juntamente com a definição Perfil Gerencial Desejado, este é, sem dúvida, um dos aspectos mais importante do Programa de Qualidade Gerencial, dado que é através de suas ações que se minimizam as diferenças entre os perfis gerenciais desejado e real, obtendo-se, em consequência, um incremento na qualidade gerencial da organização. 

Dentre os programas mais frequentes de Desenvolvimento Gerencial, cabe destacar os seguintes:

• Programa Formal de Desenvolvimento Gerencial
• Programa de Rodízios Gerenciais
• Programa de Estágios Gerenciais
• Programa de Desenvolvimento Gerencial à Distância
• Programa de Consultoria Gerencial
• Programa de Desenvolvimento Cultural para Gerentes
• Programa de Palestras Gerenciais
• Programa de Formação Gerencial Básica
• Planos Individuais de Desenvolvimento Gerencial

Pós-Gerência

A pós-gerência é uma fase da vida do gerente à qual se dedica muito pouca atenção, por parte da grande maioria das empresas – principalmente públicas – e que cria verdadeiros dramas para o ex-gerente. Não se poderia concluir qualquer comentário sobre o Programa de Qualidade Gerencial sem discutir, ou pelo menos fazer referência, a este aspecto.

A interrupção da carreira gerencial pode acontecer no final da vida profissional ou de forma prematura, por diversos motivos. Idealmente, a carreira gerencial deveria se encerrar antes que o gerente atinja o tempo de aposentadoria, talvez uns cinco anos antes. Isto permitiria oxigenar a carreira gerencial e ainda aproveitar a experiência do ex-gerente para coordenar grandes projetos, contribuir para a formação de novos gerentes e se preparar para a aposentadoria. Porém, para que isto se viabilize, é preciso estabelecer um programa específico para esta finalidade.